Microsoft Word — один из наиболее широко используемых инструментов на компьютерах, поскольку он полезен не только для написания документов, но и может использоваться для создания множества других вещей, например, PDF-файлов. Однако еще одним его применением является возможность легкого создания организационных диаграмм.
Эти диаграммы позволяют вам представлять структуру компании, иерархию внутри проекта или любую потребность в котором между несколькими уровнями устанавливаются отношения власти или подчинения. Но как это сделать? Мы объясним вам все шаг за шагом, чтобы у вас не возникло никаких проблем (хотя имейте в виду, что каждая версия Word может иметь отличия).
Что такое организационная структура и для чего она нужна?
Прежде чем дать вам инструкции по созданию организационной диаграммы в Word, вам необходимо понять, что такое организационная диаграмма. Это визуальное представление организационной или иерархической структуры группы, компании, проекта и т. д.
Например, представьте себе класс. Эта группа состоит из детей, но один из них занимает должность представителя класса, а второй — должность заместителя представителя.
Организационная структура будет отражать делегата на первом уровне. Младший делегат будет на втором уровне, а все остальные студенты перейдут на третий и последний уровень.
Организационная структура может использоваться по-разному, но основное ее применение обычно связано с представлением иерархии компании. Однако то же самое может быть отражено и в рабочей группе, проекте и т. д.
Как создать организационную диаграмму в Word шаг за шагом
Если у вас есть Word, вы, вероятно, знаете, как им пользоваться. Однако вы, возможно, никогда не задумывались о возможности создания организационных диаграмм. Если это так, то как только вы откроете программу с новым документом, Вам необходимо переместить курсор на вкладку «Вставка», которую вы найдете на панели инструментов. Вы увидите, что открывается меню, и там вам нужно будет искать и нажмите на «SmartArt». Этот инструмент позволит вам вставлять организационные диаграммы и графики.
На этой вкладке вы также увидите категорию «Иерархия», которая определяет, когда вы хотите создать диаграмму, связанную с порядком мощности или функций. Вам нужно выбрать наиболее подходящий вам дизайн и, как только он будет готов, нажать «Принять».
Теперь у вас есть организационная структура, но она еще не завершена. Чтобы сделать это, вам нужно будет добавлять и редактировать элементы. То есть, добавляя больше уровней или ящиков на разных уровнях.
Если вы хотите отредактировать существующие, просто нажмите на каждый из них и введите информацию, которую хотите добавить. Однако если вы хотите добавить больше уровней, лучше всего выбрать поле и перейти к параметрам дизайна в инструментах SmartArt. Там у вас будет форма добавления, которая добавляет новые кадры; подняться или опуститься, чтобы изменить этот кадр на более высокий или более низкий уровень; и дизайн, который изменяет общую структуру организационной структуры.
Наконец, у вас есть вкладка «Формат», которая позволит вам изменить цвета, границы и стили полей. Это даст вам много места для маневра, поскольку вы сможете сделать его более наглядным и с первого взгляда понять порядок людей, которые составляют проект, над которым вы работаете. Просто будьте осторожны, не перегружайте его и не используйте яркие цвета, так как это может затруднить чтение или привести к тому, что при печати результат будет не таким, как вы ожидаете. Закончив работу, вам останется только сохранить документ.
Мы советуем вам сохраните его в формате Word, PDF или аналогичном формате. Таким образом, у вас будет копия на случай, если вам понадобится отредактировать документ, и вам не придется делать это снова.
Поначалу это может быть немного сложно, особенно добавлять уровни и делать плитки похожими. Но имейте в виду, что вы также можете использовать сочетания клавиш копирования и вставки, чтобы дублировать уже созданные вами кадры.
Зачем создавать организационные диаграммы в Word
Теперь, когда вы знаете шаги, пришло время практиковаться, пока не получите желаемый результат. Однако вы наверняка видели, что существуют и другие приложения и инструменты, которые создают эти организационные диаграммы, например: Чехол Canva, Например. Так почему же стоит выбрать Word вместо более ориентированного на дизайн инструмента?
Одним из главных преимуществ использования Word перед другими инструментами является его доступность.. Многие люди имеют доступ к Word и умеют им пользоваться, поэтому научиться создавать организационную схему не составит особого труда.
Однако это также связано с тем, что вы можете быстро изменять и редактировать его, а также интегрировать в другие документы.
Осмелитесь ли вы создать организационные диаграммы в Word?