Если вы ведете аккаунты в социальных сетях для клиентов, бренда или организации, вы наверняка сталкивались с этим сочетанием различных факторов. хаос, спешка в последнюю минуту и бесконечные согласованияИдеи, которые рождаются сильными, но умирают в переписке по электронной почте, публикации, которые остаются на рассмотрении, потому что «кто-то должен их проверить», и кампании, которые теряют темп из-за плохо организованных процессов.
Хорошая новость в том, что это расстройство не является неизбежным. При этом... хорошо продуманный процесс утверждения в социальных сетях Вы можете перейти от постоянного получения одобрения от начальства и клиентов к четкой, быстрой и контролируемой системе, где каждый знает, что ему нужно делать, когда и с помощью какого инструмента. Мы шаг за шагом и очень подробно рассмотрим, как настроить эту систему, используя все наши знания о передовых методах, рыночных инструментах и реальном опыте команд, которые уже прошли через это.
Что именно представляет собой процесс одобрения в социальных сетях?
Процесс одобрения в социальных сетях — это... набор шагов, людей и инструментов Сюда входят все участники процесса, начиная с момента предложения идеи контента и до момента публикации (или удаления) этой публикации в профилях бренда. Сюда также входит информация о том, кто создает контент, кто проверяет, кто утверждает, и как координируется весь процесс.
На практике это означает, что перед нажатием кнопки «Опубликовать» или «Запланировать» контент проходит через... подходящие люди для подтверждения этогоЗа это отвечает внутренняя команда, менеджеры по маркетингу, юридический отдел или сам клиент, в зависимости от типа организации. Ничто не загружается в социальные сети «интуитивно» без предварительного согласованного просмотра.
В государственных учреждениях этот процесс утверждения обычно сложнее, поскольку в него вступает сторона заказчика: Внутренние заинтересованные стороны клиента, обладающие правом голоса и возможностью высказывать свое мнение.Отделы, желающие просмотреть сообщения, касающиеся «их» сферы деятельности, и руководители, стремящиеся увидеть всё до публикации. При неправильном управлении это становится постоянным узким местом.
Каждая компания настраивает свою систему по-своему, но почти все процессы утверждения контента в социальных сетях имеют некоторые общие черты. основные рабочие блоки которые постоянно повторяются, с большим или меньшим количеством слоев.
Ключевые компоненты процесса утверждения
Если проанализировать любой рабочий процесс утверждения, то можно обнаружить довольно четкую последовательность этапов, которые, будь то в простой электронной таблице или на продвинутой платформе, всегда охватывают одни и те же моменты. моменты контентного цикла.
Полный процесс утверждения публикаций в социальных сетях обычно включает в себя следующие основные компоненты: планирование, создание, рецензирование, исправление ошибок и публикацияРазница между эффективной системой и адской обычно заключается в том, как связаны эти этапы и кто участвует на каждом шаге.
Планирование контента. Здесь определяются кампании, темы, цели и периодичность публикаций. Здесь же завершается разработка контента, включая выбор каналов, тон и приблизительные даты, что позволяет преобразовать стратегию в конкретный план. реалистичный контент-план.
Создание контента. На этом этапе писатели, дизайнеры и редакторы преобразуют концепции в конкретные элементы: тексты, графику, видеоролики, карусели, истории и т. д. Крайне важно, чтобы все это соответствовало... фирменные руководства и требования к платформе.
Проверка содержания. После того как материалы готовы, их передают тем, кто должен оставить отзыв: менеджерам по социальным сетям, менеджерам по маркетингу, другим заинтересованным отделам или самому клиенту. Проверяются содержание, тон, точность информации и потенциальные отзывы. репутационные риски или юридический.
Обзор изменений. На основе полученных отзывов творческая группа вносит корректировки и заново подготавливает произведения для показа. второй и заключительный обзорСодержание данного раздела должно быть закрыто, за исключением крайне исключительных случаев.
Программирование и издательская деятельность. После утверждения команда по работе с социальными сетями планирует публикацию контента в специализированном инструменте для автоматической публикации в заданные даты и время, или запускает ее вручную, если контент очень чувствителен к контексту.
Типы процессов утверждения: от гибких до сверхконтролируемых.
Не всем командам нужен одинаковый уровень контроля. В зависимости от размера организации, отрасли или уровня риска, процесс утверждения публикаций в социальных сетях может варьироваться от простого и почти необязательного до сложного. Многоуровневый маркетинг с несколькими обязательными подписями.
Выбор правильного типа утверждения имеет решающее значение: слишком мягкий подход приводит к ошибкам; слишком жесткий — к ошибкам. Вы убиваете скорость и креативность.Это наиболее распространенные модели, уже используемые в профессиональных инструментах.
Дополнительные разрешения. Контент создается и планируется без формального утверждения, но у некоторых менеджеров есть возможность просматривать его в любое удобное для них время. Это полезно в небольших командах. высокая степень уверенности и четкие стилистические рекомендации..
Обязательные согласования. Ни одна статья не публикуется без подтверждения «принять» от конкретного лица (менеджера по социальным сетям, бренд-менеджера или клиента). Это идеально подходит, когда бренду необходимо... строгий контроль сообщений или при работе с требовательными клиентами.
Многоэтапная процедура утверждения. Контент проходит внутреннюю проверку (например, стратегом и юристом) перед отправкой клиенту или другому менеджеру. Это очень полезно для сложных кампаний, регулируемых отраслей или крупные компании с множеством внутренних интересов.
Автоматическое одобрение. В соответствии с определенными предопределенными правилами (типы контента, количество, неконфиденциальные темы) публикации помечаются как одобренные, если в течение установленного времени никто не оставляет комментариев. Эта модель помогает оптимизация больших объемов контента не теряя контроля.
Разработайте пошаговый процесс утверждения.
Создание эффективного процесса утверждения в социальных сетях — это не просто выбор инструмента: это включает в себя определение необходимых параметров. роли, правила, время и контрольные точки в рамках вашего контентного процесса. Идея заключается в том, чтобы каждый знал, что нужно сделать, когда и как согласования вписываются в повседневную работу.
Ниже вы увидите разработка блок-схемы Это очень всеобъемлющий инструмент, который можно адаптировать к вашей реальности: работаете ли вы в одиночку со стажером или руководите командой по работе с социальными сетями в крупной организации, в которой участвуют множество отделов и внутренних клиентов.
1. Определите ключевых лиц и их роли.
Первое, что нужно решить, — это кто и в каком качестве участвует в игре. Типичная ошибка — это позволить... Слишком много людей высказывают свое мнение, не имея четко определенной роли.что запускает циклы изменений и замедляет работу всей системы.
В эффективном процессе утверждения полезно определять роли следующим образом, хотя названия могут различаться в зависимости от компании: создатели контента, стратеги, лица, принимающие решения, издатели и менеджеры сообществ..
Создатели контента. Писатели, дизайнеры, видеооператоры и все остальные, кто участвует в создании постов, историй, видеороликов, каруселей и т. д., несут ответственность за то, чтобы контент соответствовал техническому заданию, тону и техническим требованиям.
Контент-стратеги. Именно они связывают публикации с бизнес-целями и общей стратегией бренда. Они следят за тем, чтобы публикуемая информация соответствовала заявленным целям. Это имеет смысл в рамках кампании и воронки продаж.И это не просто единичные случаи.
Лица, принимающие решения (клиенты или руководители). В идеале, обратную связь должны централизовать максимум один или два человека. Например, менеджер по маркетингу или директор по коммуникациям, которые будут отправлять её. сводные комментарииа не 10 отдельных писем.
Лица, ответственные за публикацию. Обычно это помощники или менеджеры по работе с социальными сетями, отвечающие за планирование и запуск утвержденного контента, соблюдение графиков и форматов. Они должны хорошо разбираться в социальных сетях. инструмент публикации и его разрешения.
Менеджеры сообщества. Хотя они не всегда участвуют в процессе предварительного одобрения, им необходима прозрачность, чтобы адаптировать модерацию, подготовить стандартные ответы и выявить потенциальные риски, связанные с комментариями, прикрепленными к новым публикациям.
2. Определите, какие этапы требуют обязательного утверждения.
Как только вы узнаете, кто будет играть, придет время принимать решение. в какие именно моменты рабочего процесса Вам нужно поднять руку и попросить одобрения. Нет смысла проверять каждую задачу; разумнее всего установить четкие контрольные точки.
Если вы посмотрите на типичный жизненный цикл контента, то увидите, что утверждение обычно лучше всего происходит на заключительном этапе создания, когда у вас уже есть... достаточно зрелые текстовые и визуальные ресурсы чтобы кто-то мог оценить всё целиком.
Простой маршрут будет выглядеть примерно так: Формирование идеи → разработка календаря → визуальное оформление → написание текста → совместная отправка на рецензированиеЧем лучше вы сгруппируете контент по партиям (например, на весь следующий месяц), тем эффективнее будет процесс.
Крайне важно четко понимать, сколько времени требуется вашей команде от первоначального брифинга до подготовки публикаций к утверждению. Это позволит вам... Установите реалистичные сроки для рецензентов. и избегать заторов, которые могут поставить под угрозу график.
Кроме того, эта временная шкала дает вам объективное представление о возможностях вашей команды: начиная с того, для скольких клиентов или направлений бизнеса вам требуется подкрепление и когда. Целесообразно привлекать новых людей или использовать новые инструменты. в систему.
3. Установите четкие сроки проверки (и обеспечьте их соблюдение).
Процесс утверждения, в котором не определены сроки, в конечном итоге превращается в чистилище вечных черновиковДля того чтобы контент был выпущен вовремя, необходимо очень четко довести до сведения всех заинтересованных сторон сроки рецензирования и соблюдать их.
Распространенной практикой является предоставление, например, 24-48 Horas Чтобы клиенты или менеджеры могли просмотреть материалы после их получения. Если они не ответят в оговоренные сроки, можно установить правила, такие как автоматическое утверждение или перенос публикации контента.
Главное — чтобы все понимали последствия опозданий: посты удаляются, кампании сбиваются с курса, а результаты страдают. Прямое обсуждение помогает рецензентам. Отнеситесь к срокам серьезно. и не воспринимайте это как «что-то второстепенное».
В рамках внутренних процессов также полезно измерять продолжительность каждого этапа: создание, первая проверка, корректировки, вторая проверка… Таким образом, можно отслеживать… где ваш рабочий процесс действительно застопорился (Это дизайн? Это законно? Это ответственность клиента?)
Для контента, требующего оперативного реагирования (срочные новости, тренды, кризисные коммуникации), стоит иметь... схема экспресс-одобрения с одним или двумя лицами, принимающими решения, и в гораздо более короткие сроки.
4. Выберите подходящий инструмент утверждения.
Попытка управлять процессом утверждения контента исключительно с помощью электронной почты, электронных таблиц и разрозненных чатов — это верный путь к потере версий, путанице комментариев и т.д. Опубликовать то, что никто на самом деле не одобрил.Именно здесь специализированные инструменты меняют правила игры.
Сегодня существует несколько платформ для управления социальными сетями, которые объединяют планирование, создание, совместную работу и утверждение в единой среде, с правами доступа на основе ролей, контекстными комментариями и обновлениями статуса для каждой публикации. Автоматическое планирование после утверждения.
Такие инструменты, как Sked Social, Metricool, ZoomSphere, Fanpage Karma и Buzzmonitor, разработали более или менее сложные рабочие процессы утверждения, специально предназначенные для агентств, внутренних команд по работе с социальными сетями и брендов, в которых задействовано множество сотрудников.
Цель этих решений — избавить вас от необходимости жонглировать Excel, WhatsApp, Google Docs и бесконечными совещаниями. Вместо этого все подключаются к одной системе. единый календарь и центральная панельЗдесь вы можете увидеть, что одобрено, что находится на рассмотрении, кто должен это проверить и какие комментарии были оставлены.
Во многих случаях вы также можете пригласить внешних рецензентов (клиентов, менеджеров из других отделов) без необходимости предоставлять им полный доступ к учетной записи или делиться паролями от социальных сетей, тем самым избегая проблем. риски безопасности и вопросы, связанные с разрешениями.
5. Пересматривайте и корректируйте рабочий процесс по мере роста команды.
Процесс утверждения — это не то, что можно разработать один раз и оставить как есть. По мере развития вашего бизнеса, клиентской базы или внутренней команды, меняются и ваши процессы утверждения. потребности в контроле, узкие места и точки трения.
Поэтому целесообразно проводить, по крайней мере раз в квартал, краткий обзор процесса со всеми участниками: какие части работают хорошо, где возникают проблемы, какие задачи можно автоматизировать и т. д. Какие роли необходимо будет переопределить?.
Иногда корректировка сводится к простому добавлению еще одного человека в отдел дизайна, перераспределению полномочий по утверждению материалов или ограничению числа отделов, проверяющих контент, который на самом деле не оказывает на них существенного влияния.
Важно сохранять гибкий подход и понимать, что процесс утверждения — это инструмент для Публикуйте контент лучше и быстрее.Это не священная бюрократия, к которой нельзя прикасаться.
Если вы работаете с клиентами, очень полезно также заблаговременно спрашивать их, насколько удобна для них текущая система, что их раздражает и что могло бы улучшить их опыт. Грамотно проведенные беседы, безусловно, помогут. Они укрепляют долгосрочные отношения. Они помогают вам позиционировать себя как стратегического партнера, а не просто как "того, кто управляет социальными сетями".
Реальные преимущества хорошо налаженного процесса утверждения
Помимо создания впечатления «организованности», хорошо продуманный процесс утверждения оказывает прямое влияние на результаты, затраты, качество креатива и отношения с клиентамиРечь идёт не просто о том, чтобы избегать ошибок: речь идёт о том, чтобы работать лучше и с меньшими усилиями.
Одно из главных преимуществ — возможность публикации контента. согласно запланированному графикуТо, что кажется элементарным, во многих командах становится практически невыполнимой задачей из-за бесконечных доработок и изменений в последнюю минуту.
Ещё одним важным фактором является улучшение сотрудничества: когда каждый чётко понимает свою роль, а система обратной связи хорошо организована, значительная часть работы напряжение и внутренний шум что обычно сопровождает разработку рекламных кампаний.
И, пожалуй, самый недооцененный фактор: хорошо продуманная структура утверждения значительно улучшает качество связиМеньше бесполезных уведомлений, меньше цепочек из 30 сообщений, меньше путаницы с версиями. Всё это освобождает время и энергию для более тщательной проработки контента.
По мере роста числа клиентов или направлений бизнеса эти преимущества многократно усиливаются: без четко отлаженного рабочего процесса команда увязает в микрозадачах, а социальные сети становятся обузой. постоянный источник стресса вместо стратегического канала.
Как оптимизировать процесс утверждения с помощью комплектов для адаптации новых сотрудников и визуальных календарей
Один из критически важных моментов для успешного проведения согласований — это начало работы с новым клиентом или внутренней командой. Если с самого начала не определить четкий процесс, проблемы возникнут позже. недоразумения, несбывшиеся ожидания и конфликты о том, кто что решает.
Поэтому создание хорошей системы адаптации новых сотрудников и использование общих визуальных календарей — это два очень эффективных способа обеспечить бесперебойное согласование с первого дня, без необходимости каждый месяц решать возникающие проблемы.
1. Создайте комплект материалов для адаптации новых сотрудников, в котором будет объяснен весь процесс.
Подготовка приветственного комплекта или досье для каждого нового клиента или внутреннего отдела помогает согласовать ожидания с самого начала. Этот документ должен четко разъяснять... ясный, доступный и без профессионального жаргона. Как вы собираетесь сотрудничать?
Целесообразно включить краткое представление команды, информацию о том, кто за что отвечает, как каждый общается, и чего клиент может ожидать в плане времени ответа, частоты отчетов и т.д. объем сетевых услуг.
Также целесообразно подробно описать общие планы и сроки: сколько постов будет опубликовано в месяц, какие сети будут задействованы, как будут организованы кампании и с помощью каких платформ. Расписание контента будет представлено в определённом темпе..
Если вы используете инструмент для совместной работы (например, Sked Social или аналогичный), воспользуйтесь набором инструментов, чтобы научить пользователей, как входить в систему, что видит каждый пользователь, где утверждаются публикации и как оставлять комментарии без необходимости... Запутаться в меню и уведомлениях.
Наконец, крайне важно задокументировать процесс утверждения с помощью краткой визуальной схемы: этапы, стандартные сроки, роли каждой стороны, влияние задержек и основные правила (например, максимум два раунда структурированных изменений).
2. Используйте общий календарь визуального контента.
Управление датами, кампаниями и форматами без календарного представления — верный путь к хаосу. Визуальный планировщик позволяет с первого взгляда увидеть, что запланировано на каждый день, какие кампании пересекаются и т.д. там, где у вас есть пробелы или насыщенность.
Многие инструменты для работы с социальными сетями включают в себя календарь с функцией перетаскивания, где вы можете перетаскивать публикации, изменять расписание, добавлять теги для каждой кампании и т. д. Визуализируйте креативы и создавайте тексты вместе.Это делает процесс рецензирования гораздо более интуитивно понятным для любого рецензента.
Когда клиенты или менеджеры видят контент в формате, практически идентичном тому, как он будет выглядеть в ленте, им проще дать полезную обратную связь: они комментируют последовательность публикаций, баланс между рекламными и информационными материалами, а также визуальную согласованность.
Кроме того, предоставление внешнего рецензентам контролируемого доступа к этому расписанию позволяет им отслеживать ход работы в режиме реального времени без вашего присутствия. пересылка скриншотов или презентаций PowerPoint Каждые два на троих.
С помощью такой системы можно даже планировать контент в состоянии «ожидает утверждения», и инструмент будет автоматически запускать его после получения одобрения, закрывая окно. Полный цикл от идеи до публикации..
3. Установите четкие ограничения на количество правок.
Одна из самых больших пожирателей времени в любом процессе утверждения — это бесконечные правки: бесконечные переписки, незначительные изменения, продиктованные личным вкусом, и Противоречивые сообщения от нескольких рецензентов.
Решение предполагает предварительное определение допустимого количества итераций изменений для каждого элемента или группы контента. Например: первоначальный анализ для внесения фундаментальных корректировок (сообщение, подход, стратегическое соответствие) и второй этап для доработки деталей. и закрытие.
Когда все знают, что количество отзывов ограничено, они, как правило, лучше формулируют свои комментарии: они прилагают больше усилий, чтобы тщательно обдумать, что именно хотят изменить, и Избегайте отправки случайных предложений каждые две минуты..
Кроме того, четкое указание на то, что любые дополнительные изменения вне этих этапов могут повлечь за собой изменения сроков или стоимости, помогает обеспечить соблюдение процесса. Не позволяйте ему превратиться в решето для прихотей..
4. Автоматизируйте повторяющиеся задачи и сосредоточьте внимание на творческих.
Для опытного менеджера по социальным сетям нет смысла тратить время на получение одобрений или ручное обновление статусов в электронных таблицах. Всё остальное... напоминания, изменения статуса, уведомления и расписания Этот процесс следует максимально автоматизировать.
Современные инструменты управления социальными сетями позволяют автоматизировать рабочие процессы: когда автор завершает публикацию, статус меняется на «Готово к проверке», и рецензент получает уведомление; когда рецензент одобряет публикацию, контент автоматически переходит в... «Одобрено к публикации», и она запланирована к публикации..
Также можно настроить правила, согласно которым определенные типы контента (например, регулярно публикуемые информационные сообщения без риска) автоматически утверждаются, если в течение указанного периода времени никто не оставляет комментариев, что сокращает объем ручной работы.
Автоматизация этих процессов позволяет высвободить время для того, что действительно требует человеческого опыта: поиска новых идей, анализа данных о производительности и внесения улучшений. креативное качество и стратегия.
Кроме того, интеграция компонента отчетности в ту же систему (автоматические еженедельные или ежемесячные отчеты) позволяет всем видеть, насколько эффективно работает рабочий процесс: сколько времени занимает каждый этап, сколько в среднем проводится раундов проверки или какие кампании чаще всего застревают.
Примеры рабочих процессов утверждения и инструментов, которые уже решают эту проблему.
Чтобы все это понять, стоит взглянуть на то, как различные инструменты, представленные на рынке, подходят к процессу утверждения контента. Речь идет не о рекламе, а о понимании. модели потоков, которые уже были протестированы И вы можете воспроизвести это даже без этих платформ.
Одни решения основаны на четко определенной структуре ролей, другие — на досках задач, а третьи — на единых календарях, где все работают с одним и тем же представлением. Все они объединены идеей... централизовать контент, комментарии и статус утверждения..
Компании, от глобальных платформ до инструментов, ориентированных на агентства, внедрили такие функции, как статусы публикаций (ожидание, одобрение, отклонение), роли клиентов, проверка электронных писем без регистрации и т. д. Пакетное утверждение для экономии времени.
Во всех случаях схема схожа: хаотичный процесс «Я вышлю вам текст через Slack, дизайн по электронной почте, а календарь в Excel» заменяется процессом, в котором каждая публикация хранится в одном месте со своей историей, вложениями и т. д. Все комментарии отсортированы..
Интерес представляет не столько бренд инструмента, сколько подход: ставка на систему, где решения прозрачны, ответственные лица понятны, а сроки соблюдаются практически автоматически, потому что Само программное обеспечение способствует продвижению процесса..
В конечном счете, разница между командой, испытывающей трудности с согласованиями, и командой, которая держит их под контролем, заключается не в творческом таланте (который важен, но не является единственным критерием), а в сочетании следующих факторов: структура, продуманные правила и грамотно используемые инструменты которые делают сотрудничество гибким и управляемым.
